La consola de administración permite gestionar los permisos y perfiles de los usuarios pertenecientes a un mismo "Dominio". Un Dominio representa una empresa, o a una unidad de negocio o departamento de una empresa. Los Dominios son completamente independientes entre sí y un administrador sólo puede serlo de un solo Dominio a la vez.

Existen dos niveles de perfiles de administración:

1. Administrador de Dominio: con plenos derechos sobre todos los usuarios pertenecientes a un Dominio concreto.
2. Administrador de Grupo: el Administrador de Dominio puede crear grupos de trabajo y asignar a cada uno de ellos un Administrador de Grupo, que tendrá los mismos derechos que un Administrador de Dominio, pero restringidos a los usuarios que pertenecen a dicho Grupo.

La consola de administración es accesible desde el menú de la izquierda ("Administrar dominio") que aparece una vez el usuario ha hecho Login en https://fiabee.com, y sólo es visible para los usuarios con perfil de "administrador".

Fiabee permite implementar políticas de BYOD ("Bring Your Own Device") y potenciar la consumerización al permitir a los empleados escoger sus propios dispositivos para mejorar la productividad y la colaboración en movilidad, ya que proporciona los siguientes servicios:

• Protección de la información sensible corporativa frente a robo o pérdida.
• Reducir costes y simplificar la administración y aplicación de las políticas corporativas.
• Reducir costes al fomentar la consumerización y las políticas de BYOD o uso de dispositivos personales en el entorno profesional.

Algunas de las opciones que dicha Consola de Administración ofrece son:

• Seleccionar qué aplicaciones móviles o de escritorio (PC) de Fiabee podrá instalar cada usuario individual.
• Realizar un borrado remoto del contenido de las aplicaciones de Fiabee móviles o de escritorio (PC) de un usuario individual.
• Disponer de un inventario de dispositivos, Sistemas Operativos y sus versiones, así como la de la aplicación de Fiabee instalada en cada uno de ellos, para cada usuario individual.
• Definir qué acciones podrá realizar cada usuario en su dispositivo móvil con los documentos sincronizados, para tener un control real sobre lo que los usuarios pueden hacer o no con la documentación corporativa.

Desde la pestaña "Usuarios" se pueden crear usuarios de manera individual o masiva.

Haciendo clic en el botón "Crear nuevo usuario" se accede a un formulario On Line donde se podrán asignar las características del nuevo o nuevos usuarios, entre las que están la asignación de una contraseña aleatoria de un solo uso.

Entre las opciones disponibles, puede seleccionar "Usuarios a crear: más de un usuario" para crear varios usuarios de manera simultánea (decenas, centenares o miles de usuarios) por medio de un fichero CSV con un sencillo formato: nombre;apellido;email.

Todas las características que se seleccionen en el formulario aplicarán de manera simultánea al grupo de usuarios que se creen con el CSV asociado.

El usuario con perfil Administrador (del Dominio o del Grupo) podrá modificar posteriormente cualquiera de las características asociadas al usuario creado.

A través del link "Detalles" dentro de la pestaña "Usuarios" se proporciona acceso a información de todos los usuarios del Dominio de forma individualizada, como son la fecha de alta del usuario, fecha de la última conexión, espacio asignado, numero de archivos subidos, etc.

Así mismo, proporciona un inventario de los dispositivos móviles y de desktop, y de la versión del Sistema Operativo de los mismos en los que se haya instalado una aplicación de Fiabee. También se lista la versión de la aplicación correspondiente de Fiabee que tiene instalada en cada dispositivo.

Desde la pestaña de "Usuarios" se pueden modificar las características de un usuario individual, incluyendo sus credenciales (email, contraseña, nombre, etc.), cuota asignada, si es o no perfil Administrador, Grupos de Trabajo a los que pertenece, etc.

Además, es posible asignar de manera granular permisos relativos a las acciones que un usuario puede realizar en su dispositivo móvil con los documentos sincronizados.

Los permisos que pueden gestionarse son:

• Aplicaciones Fiabee que el usuario puede instalarse.
• Permiso de escritura: el usuario puede modificar y subir archivos, así como eliminarlos. En caso de que las realice con archivos almacenados en carpetas compartidas con otros usuarios, estas acciones se reproducirán en las cuentas de los usuarios con los que comparte la carpeta.
• Permiso de Acceso Offline (para dispositivos móviles o smartphones): permite al usuario almacenar localmente en sus dispositivos móviles archivos gestionados a través de Fiabee.
• Permisos de Cloud Print: el usuario puede ejecutar un trabajo de Cloud Print (a través de Google Cloud Print).
• Compartir archivos individuales: el usuario puede compartir archivos individuales a través de la generación de un link automático.
• Compartir carpetas: el usuario puede compartir sus propias carpetas con otros usuarios y asignarles permisos de acceso.
• Aceptar invitaciones de carpetas compartidas: en el caso de que sea invitado a compartir carpetas de terceros, dispone de permiso para aceptar la invitación a compartir.
• Borrado irreversible: el usuario está autorizado a realizar un borrado irreversible de sus archivos y carpetas.

Para realizar un borrado remoto de la información gestionada por Fiabee y almacenada en los diferentes dispositivos móviles y desktop del usuario, debe accederse al link "Detalles" dentro de la pestaña "Usuarios".

Al hacer clic en el link "Borrado remoto" que aparece al lado de cada uno de los dispositivos del usuario, la próxima vez que éste intente acceder a la aplicación en su Smartphone, ésta realizará de manera automática un borrado de todos los archivos, metadatos y datos asociados a la aplicación de Fiabee, así como un logout automático del servicio.

En el caso de borrado remoto de la aplicación para PC, en el momento en el que dicho PC se conecte a Internet, se ejecutará de manera automática un eliminado de toda la carpeta local "Fiabee" , y se realizará así mismo un logout de manera automática. El borrado es un "eliminado de forma permanente", de modo que los archivos del usuario no quedan almacenados en su papelera de reciclaje local, sino que se eliminan de manera permanente, sin posibilidad de ser recuperados.

Por seguridad, tras un borrado remoto realizado en el desktop (PC), los archivos del usuario quedan almacenados en los servidores de modo que puede recuperarlos en cualquier momento haciendo login a través de la web, en las aplicaciones móviles o en la aplicación de escritorio (PC).

También dentro de la pestaña "Usuarios", en el apartado de "Editar" usuario, el usuario administrador puede "bloquear" un usuario individual haciendo clic en el botón "Bloquear usuario".

Esta acción provocará un borrado remoto y un logout automáticos en todas las aplicaciones de Fiabee que tenga instaladas dicho usuario, incluyendo la web, y se guardará su información en los servidores para que pueda ser sincronizada una vez dicho usuario sea "desbloqueado" y haga login de nuevo en los dispositivos previamente desvinculados.

Para desbloquear un usuario bloqueado tan solo se debe hacer clic en el botón "Desbloquear usuario". Nota: el usuario deberá hacer login de nuevo en todos sus dispositivos para que estos sincronicen de nuevo toda la información almacenada en los servidores.

El usuario administrador podrá eliminar un usuario individual haciendo clic en el botón "Eliminar usuario". Esta acción es irreversible y provocará un borrado remoto y un logout automáticos en todas las aplicaciones de Fiabee que tenga instaladas el usuario, incluyendo la web. La eliminación de un usuario implica la eliminación irreversible de toda la información en los servidores. Las carpetas que el usuario haya compartido con otros usuarios no serán eliminadas de las cuentas de dichos usuarios.

En la pestaña "Usuarios", al hacer clic en el link "Logs" se accederá a los logs de actividad para ese usuario individual en caso de que el usuario administrador quiera realizar un seguimiento de la actividad del usuario.

En la pestaña "Grupos" el Administrador de Dominio puede crear Grupos de Trabajo o editar los ya existentes, asignando a los mismos cualquier usuario que pertenezca al dominio.

Del mismo modo, también puede asignar uno o varios administradores a cada Grupo.

Los grupos de trabajo permiten que un usuario normal o un usuario administrador pueda compartir una carpeta directamente con todos los miembros de dicho grupo, si necesidad de introducir su email uno a uno.

En la pestaña "Grupos", haga clic en "Añadir Grupo" y seleccione los usuarios componentes del mismo, y cuáles de ellos desea que sean los administradores de dicho grupo.

Un "Perfil" lo conforman los diferentes permisos y grupos de trabajo a los que se desea que un usuario pertenezca. La creación de perfiles se realiza desde la pestaña "Perfiles" y facilita la asignación de dichos permisos y grupos de trabajo a usuarios de nueva creación.

Los permisos que se pueden asignar a un perfil lo componen tanto las aplicaciones de Fiabee que dicho perfil puede instalar como las acciones que dicho perfil puede realizar con los documentos almacenados.

En la pestaña "General" se puede visualizar las características principales del Dominio:

• Nombre
• Limite de cuota
• Cuota total usada
• Etc.

Haciendo clic en el botón "Editar Información" es posible definir cuántos GB de capacidad desea asignar por defecto a los usuarios nuevos que se creen en el Dominio. Posteriormente podrá cambiar dicho espacio asignado para cada usuario individual a través de la pestaña de "Usuarios" (ver detalle más adelante).

En la pestaña "General" es posible forzar el update de las aplicaciones de desktop de los usuarios de un Dominio: a medida que se incrementa el número de usuarios en dicho Dominio se incrementa la diversidad de las versiones de la aplicación de Fiabee para escritorio (PC) que éstos tienen instaladas en sus PC.

Para homogeneizar dichas versiones y alinear la capacidad funcional y seguridad de las mismas sólo es necesario hacer clic en "Forzar actualización", dentro de la pestaña "General". Al lado del link para ejecutar esta opción hay una autoayuda accesible al pasar el cursor por encima del símbolo interrogante de color azul .

Esto hará que, en el caso de que el usuario tenga una versión de la aplicación de escritorio anterior a la descrita en la consola de administración, tras el siguiente reinicio del PC se descargará automáticamente la última versión de dicha aplicación. La segunda vez que el usuario reinicie el PC, la instalación se lanzará automáticamente.

Si el Sistema Operativo del PC es Windows XP, la actualización será automática, sin que el usuario tenga que realizar ninguna acción ni introducir ninguna credencial.

En el caso de que tenga Windows 7/Vista con UAC activado (User Account Control de Windows), Windows les solicitará permiso para la ejecución del auto-instalador. Tras su aceptación, la actualización se realizará de manera automática y sin necesidad de que el usuario introduzca sus credenciales.

Desde la pestaña "Usuarios", haciendo clic en el link "Acceder" que aparece al nivel de cada uno de los usuarios individuales, un usuario con perfil administrador puede realizar un login en la cuenta de cualquier usuario individual del dominio por motivos de soporte o de auditoría.

Dicho usuario individual recibirá un email automático informándole del nombre y del email del usuario administrador que ha realizado dicho login.

Toda la actividad de los usuarios con perfil administrador a nivel de Dominio o a nivel de Grupo, queda registrada en la pestaña "Logs del Dominio", y puede ser consultada por motivos de seguridad, control o auditoría.